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By Margit Gätjens-Reuter

Margit Gätjens-Reuter, geschäftsführende Gesellschafterin der Planolog Organisationsberatung GmbH, ist bekannt als Autorin zahlreicher Fachbücher und Fachartikel zum Thema Sekretariats-Organisation. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich Aufbau- und Ablauforganisation.

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52 Aktenfluss statt Aktenstau! Bei so genannten"lateralen Registraturen, also zum Beispiel Ordner-, Pendeloder Kassetten-Registraturen, sieht das Verhaltnis schon wesentlich besser aus: rund 6,50 laufende Meter Schriftgut auf einem Ouadratmeter GrundfHiche, sofem man sieben Reihen libereinander stellt. Verwendet man statt normaler Schranke mit Fachboden beziehungsweise an Stelle von Regalen eine Fahrschrank-Anlage, so bringt man noch wesentlich mehr Schriftgut pro Ouadratmeter unter, namlich rund 10,50 laufende Meter bei sieben Reihen.

Hauptsachlich spricht dagegen, dass die FOhrung einer lebenden Zentralregistratur mit einem Aufwand an Platz, Personal und Kopien verbunden ist, der umso groBer wird, je groBer das Untemehmen ist. In einem kleinen Betrieb mit zehn Mitarbeitem mag man die Ablage noch zentral handhaben konnen - in diesem Fall handelt es sich um nichts anderes als um eine Gruppenregistratur. Bei einem groBeren Untemehmen mit beispielsweise tausend oder mehr Mitarbe item bedeutet eine lebende Zentralregistratur einen erheblichen Kostenfaktor, ohne eine adaquate Leistung zu bieten.

Griffungtinstig ist zum Beispiel der obere Bereich in Wandschranken, der, besonders flir kleine Leute, nur mit Leiter erreichbar ist (bitte darauf achten, dass diese sicherheitstechnisch wirklich aile Anforderungen erflillt - wer schon einmal unter mehreren herabsttirzenden Ordnern begraben wurde, weiB urn die Gefahrlichkeit von wackeligen Btirosttihlen, die als Leiter zweckentfremdet wurden). So wird aus dem Aktenstau ein Aktenfluss 43 Die praktische Erfahrung Hisst mich noch einen anderen Hinweis hier an bring en.

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